大容量ファイル送信ガイド
安全に渡す条件と選び方

大容量ファイルの送信で起きていること

業務で扱うファイルサイズは、解像度の向上やソフトウェアの高機能化に伴い増加しています。高精細な画像、動画データ、CADなどの設計データ、あるいは大量の取引先帳票をまとめたフォルダは、容易にメールサーバーの添付上限に達します。

メールで送れない事態に直面した現場では、差し迫った納期に応じるため、手近な無料ファイル転送サービスや、普段利用しているオンラインストレージの共有リンク発行機能を使って相手へ届けようとします。その結果、業務上の重要ファイルが、社内のセキュリティ管理や監査の目が届かない経路を通って社外へ流通する現象が起きています。

ファイルが相手の手元に届けば業務の連絡としては成立します。しかし、情報セキュリティの観点では「送れたこと」と「安全に送れたこと」の間に大きな隔たりがあります。どのような経路を通り、どこに一時保存され、いつ消去されるのかが把握できていない場合、送信後に誤送信や情報漏洩のリスクが生じても、送信者側で対処や状況把握を行えなくなります。

メール添付・無料転送・ストレージ共有、それぞれの限界

大容量ファイルを送る手段として広く使われている方法には、それぞれ運用上の限界が存在します。

• メール添付：一般的なメールサーバーには1通あたりのサイズ上限が設けられており、大容量のファイルは送信エラーとなるか、相手のサーバーで受信を拒否されます。また、サイズ制限を回避するためにファイルをパスワード付きZIPで圧縮して送る運用も見られますが、暗号化されたZIPファイルは受信側のセキュリティ製品で中身を検査できない弱点があり、安全な受け渡し手段として機能しなくなっています。
• 無料のファイル転送サービス：WebブラウザからファイルをアップロードしてURLを発行する無料転送サービスは、手軽に大容量ファイルを送れる利便性があります。一方で、ファイルの保存先サーバーの所在や保持期間、サービス運営者の実態を利用者が把握しにくい側面があります。また、発行された受取用URLを知っていれば誰でもファイルをダウンロードできる設定になっている場合が多く、宛先の誤りによる情報流出を制御することが困難です。
• オンラインストレージの共有機能：社内保管や共同編集を主目的としたオンラインストレージで共有リンクを発行する方法は、容量の大きなファイルでも容易に共有できます。しかし、共有リンクは意図的に解除しない限り有効なまま残りやすい性質があります。プロジェクト終了後も外部からアクセス可能な状態が放置されたり、フォルダ全体の閲覧権限を誤って付与したりするなど、権限管理の不備に起因する事故が発生しやすくなります。

安全に送るために必要な5つの条件

取引先との間で大容量ファイルを安全に受け渡すためには、単にデータが相手へ届くだけでなく、以下の5つの条件を満たす仕組みが求められます。

1. 受け取る相手の確認：送信用リンクのURLを知っている不特定の人物ではなく、意図した相手だけがファイルを取得できる仕組みが必要です。URL単体でのアクセスを制限し、指定した宛先メール宛に確認情報を届けて受信者の到達性を確かめるなど、意図しない第三者への流出を防ぐ制御が求められます。
2. 有効期限とダウンロード回数の制御：ファイルがダウンロード可能な期間や回数に明確な上限を設定できる必要があります。役目を終えたファイルがいつまでもインターネット上から取得できる状態を防ぎ、一定期間の経過後に自動的に無効化される運用が不可欠です。
3. 誤送信を送信前に止める仕組み：宛先の入力間違い、添付する版の誤り、あるいは送信してはならない個人情報の混入などを、送信操作の直前で検知して中断できる機能が求められます。送信完了後に取り消すことは難しいため、事前に確認を促す関所が有効に働きます。
4. データの保存場所を説明できること：ファイルが一時的に置かれるデータセンターの物理的な所在地や運用体制が明確であり、社内や取引先からの問い合わせに対して具体的に説明できる状態が必要です。国外の法域や予期せぬクラウド基盤上にデータが置かれることを避ける要件が含まれます。
5. 受信側の負担が少なく登録が不要なこと：受け取りにあたって相手に専用アカウントの開設やソフトウェアの導入を要求すると、取引先の運用負荷となり、業務の円滑な進行を阻害します。受信側は通常利用しているWebブラウザのみで安全にファイルを受け取れることが求められます。

送り方の選び方（比較表）

一般的な大容量ファイル転送サービスは手軽に利用できる反面、相手の特定や誤送信の事前防止、サーバー所在地に関する説明性に課題が残ります。オンラインストレージの共有機能は保管や編集には適していますが、外部への送信用としてはリンクの失効管理や送信前の誤り検知において機能が特化していません。セキュアファイル送受信サービスは、相手へ安全に渡すこと、および受け渡しの事実を後から説明することに特化して設計されています。

ForceDrive での送り方

フォースネット株式会社が提供する「ForceDrive」は、ファイルを保管し続けて共同編集する場所ではなく、取引先とファイルを確実に渡し合うための受け渡し口として設計された法人向けセキュアファイル送受信サービスです。誰に、いつ、何を渡したかを後から正確に説明できることに機能を寄せています。

1ファイルの上限は1GBまで対応しており、設計データや映像素材、帳票類をまとめたフォルダも階層構造を保持したまま丸ごとアップロードできます。受信側は展開された構造をそのままZIP形式でまとめて取得できます。保存できる有効ファイル容量はプランによって異なり、詳細は料金ページ（こちら）に記載されています。また、Enterpriseプランでは個別の設計にも応じます。

受け渡しは用途に合わせて3方式から選択できます。

• ワンタイムコード: 宛先メールに届く6桁コードを使って宛先を確認し、指定した相手にのみダウンロードを許可します。
• パスワード: 事前に取り決めたパスワードによるアクセス制御を行います。
• 公開リンク: 広く周知したい資料向けにURLのみで取得を許可します。

アップロードされたファイルの共有URLは、システムから取引先へ自動送信されるのではなく、送信者が普段利用しているメールソフト（Outlook等）の本文に貼り付けて自ら送信します。送信前の段階で、宛先の打ち間違い、別版の誤添付、個人情報の混入がないかをシステムが自動チェックし、誤送信の発生を未然に防ぎます。また、パスワード付きZIP（PPAP）はアップロード時に自動検知してブロックするため、中身を検査できないファイルが経路に混ざらない状態を保ちます。

ForceDriveのシステムは、海外クラウドを使用せず、国内自社データセンターで運用されています。そのため、重要データの保管場所や運用主体を問われた際にも、取引先や監査に対して保存先と運用主体を具体的に説明できます。関連する背景情報や運用基準については、脱PPAPガイド（こちら）やコラム「大容量ファイルを安全に送るには｜ストレージ共有との違い」（こちら）、用語集（こちら）でも整理されています。

関連: 脱PPAPガイド ／ 大容量ファイルを安全に送るには（コラム） ／ プラン別の容量と料金 ／ 用語集

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