GLOSSARY
用語集
脱PPAP・誤送信対策・データ主権など、法人向けセキュアファイル送受信にまつわる用語を、実務目線でわかりやすくまとめました。
脱PPAP・基礎
- PPAP（パスワード付きZIP）
- ファイルをパスワード付きZIPにしてメール添付で送り、直後に別メールでパスワードを送る受け渡しの俗称。暗号化ZIPは受信側で中身を検査できず、パスワードも同じ経路で届くため、近年は廃止が進んでいます。 → 脱PPAPガイド
- 脱PPAP
- PPAP をやめ、より安全な受け渡し（宛先メールの確認つきURL共有・誤送信対策・データ主権など）へ移行すること。 → 脱PPAPガイド
受け渡し（共有）
- ワンタイムコード
- 宛先メールに届く6桁のコード。入力を確認して「その宛先メールにアクセスできること」を検証する方式です（本人性そのものの証明ではありません）。3つの受け渡し方法のうち最も安全です。
- 公開リンク
- 確認なしで誰でも開けるリンク。社外公開資料など機密でないファイル向け。全社ポリシーで禁止することもできます。
- 受け取りリンク
- 相手にファイルを「送ってもらう」ためのURL。相手はアカウント登録なしで、宛先メールの確認のうえ提出できます。スマホなら「カメラで撮影」ボタンでそのまま提出可能。集金・書類回収に便利です。
- 有効期限・ダウンロード回数制限
- 共有URLに期限とダウンロード回数の上限を設定できます。既定では、期限切れのファイルは自動削除されます。期限切れのリンクは、受信者がワンクリックで再送を依頼でき、送信者に通知が届きます。
- 開封状況・リマインド
- 宛先ごとに未開封／開封／ダウンロード済みを把握できます。未開封の相手へは、いつものメールからリマインドを送れます（システムは自動送信しません）。提出期限の24時間前になっても未開封の宛先があれば、送信者へアラートが届きます。
- 配信失敗の検知と通知
- ワンタイムコード等のメールが相手に届かなかった（宛先不明・受信拒否など）場合に、送信者へ「メールが届いていない可能性」を知らせる仕組み。送りっぱなしで気づけない事故を防ぎます。
- 必要書類リスト
- 受け取りリンクに「提出してほしい書類」を並べておくと、相手の提出状況（未提出／提出済）を管理できる機能（会社ごとにON）。士業・経理の書類回収に便利です。
- 回収テンプレート
- 依頼のタイトル・依頼文・必要書類リスト・提出期限・リマインド設定を名前を付けて保存し、次回からワンクリックで呼び出せる機能。「年末調整」のような毎年・毎月の書類回収の定型化に使えます。 → 士業の書類回収
- 宛先ごと一括発行
- アドレス帳やグループから宛先をまとめて指定し、1宛先=1リンクをまとめて発行できる機能。発行したリンクの送付はいつものメールから行います（自動送信はしません）。提出状況と必要書類の充足を宛先ごとに個別管理できます。
- 未提出の自動リマインド
- 提出期限の1／3／7日前を選ぶと、期限が近づいてもまだ提出していない相手にだけ、新しい提出URL付きの再依頼メールを1回自動送信する機能。提出済みの相手には送られません。
- 差戻し・再依頼
- 届いた書類を確認して不備があれば、理由を添えてワンクリックで差し戻せる機能。相手には理由と新しい提出URLがメールで届き、提出状況は「未提出」に戻って必要書類リスト・自動リマインドと連動します。
- 宛先別ZIP一括ダウンロード
- 回収が終わったら、届いたファイルをまとめて「宛先メール／提出物ラベル／ファイル名」に整理済みのZIPで一括取得できる機能。
- 重要書類の収集（閲覧限定）
- 受け取りリンク作成時に選べるオプション。宛先メールの確認（ワンタイムコード）を必須化し、届いたファイルは依頼した本人だけが閲覧・ダウンロードできます（同じ会社の管理者でも内容は開けません）。利用後は「廃棄」操作で、改竄検知付き監査ログに廃棄の記録を残せます。管理者が設定でONにした場合に使える機能（Pro以上のプラン）。 → 士業の書類回収
誤送信対策
- 誤送信ブロック
- 宛先の取り違え・別版の誤添付・個人情報の混入を送信前に検知/ブロックする機能群の総称。本文の取引先名と送信先の食い違い（A社宛をB社へ等）も突き合わせて警告します。会社の方針で「警告のみ」から「送信ブロック」まで強められます。 → 誤送信を止める仕組み
- 宛先ごとの取り消し
- 複数の宛先に送ったうち、間違えた1人分の共有リンクだけを無効化できる機能。ほかの宛先はそのまま利用できます。
- 打ち間違いドメイン検知
- いつもと違う、よく似た宛先ドメイン（例: co.jp → co.jjp）を送信前に検知します。
- 類似ファイル検知
- 設定時に、よく似た内容のファイルを過去と別の会社へ送ろうとしたときに警告し、別版・他社データの誤添付に気づく機会を作ります。
- 個人情報の自動検知
- アップロード時に Office・PDF・テキストから、マイナンバー・電話番号・メール・クレジットカード番号などを検出して警告します（会社ごとにON/OFF可）。マイナンバーを検知したファイルは、共有をコード必須にし、無期限保存を禁止して自動削除の対象にする厳格扱いも設定できます。
- 宛先ドメイン制限（取引先制限）
- 許可した取引先ドメイン以外への共有・受け取りを送信前にブロックします。個別メールの例外やサブドメイン一致にも対応します。
安全性
- ウイルススキャン
- アップロード時に全ファイルを検査し、安全と確認できたものだけ共有可能にします。検査できないものは通しません。
- フェイルクローズ（安全側に倒す）
- 判断がつかないときは「通さない」を選ぶ基本方針。検査できないファイルは共有させません。
データ主権
管理・ガバナンス
- マルチテナント（会社単位の分離）
- 会社ごとに領域を論理的に分離し、他社のデータにアクセスできない設計。
- 監査ログ（改竄検知）
- 誰が・いつ・何をしたかを、後から書き換えられない形で記録します。改竄を検知できます。
- 監査ログのCSV／JSONLエクスポート
- 監査ログを Excel で開ける CSV（日本語）で書き出し、提出・説明に使えます。各行を再計算で検証できる JSONL でも書き出せます（改竄検証用）。
- 受け渡し証明書
- 誰に・いつ・どのファイルを渡したかを、ファイルの指紋（SHA-256）と改竄検知チェーンの先端とともに記した証明書を発行できる機能（印刷・PDF可）。※当社発行の記録であり、第三者機関による監査ではありません。 → 機能一覧
- 電子契約
- PDFまたはWord（DOCX）の契約書を相手方1名へ送り、宛先メールに届くワンタイムコードの確認と、氏名の入力による記名で合意を記録する機能。電子証明書による電子署名やタイムスタンプは用いず、当社の改竄検知付き監査ログで記録します。Standard・Proのどちらでも利用できます。 → よくある質問
- 入力式記名
- 甲・乙が氏名を文字で入力し、契約書の最終ページの指定した位置へ埋め込む方式。手書きサインや印影の画像を貼る方式ではありません。
- 締結証明書・締結証跡（JSON）
- 電子契約の締結時に、記名済みPDFの末尾へ1ページ追加される証明書（契約ID・当事者・日時・確認対象PDFのSHA-256）と、同意文言・時刻・IPアドレス・双方のPDFの指紋・改竄検知チェーンの連鎖ハッシュを記録したJSON。※当社発行の記録であり、第三者機関による証明ではありません。 → 機能一覧
- 全社ポリシー強制
- 「公開リンク禁止」「コードによる宛先確認の必須化」「個人情報入りファイルの共有禁止」などを、全社に一律適用する管理機能。
- リーガルホールド（法的保全）
- 訴訟・監査で消してはいけないファイルを、自動削除・削除操作の対象から外して保全すること。
- 月次利用レポート
- テナント管理者に、共有数・開封率・ブロックした警告数・容量などを自動でお届けする機能。頻度（月次／週次／なし）は設定で選べます。
- 2要素認証
- ログイン時に、パスワードに加えて追加の確認を必須にする仕組み。
- IP制限
- 社内など許可したIPアドレスからのみログインを許可する設定。