士業の情報管理を、仕組みで。

士業への情報管理の要請は、年々はっきりしてきています。たとえば法律事務所では、日本弁護士連合会の 「弁護士情報セキュリティ規程」が2024年6月1日に施行され、各事務所に、取り扱う情報の 「情報セキュリティを確保するための基本的な取扱方法」を定めることが求められるようになりました。 税理士・社労士・司法書士なども、顧客の個人情報やマイナンバーを日常的に、しかも大量に扱います。

「では、具体的に何を備えればいいのか」。その項目の多くに、ForceDrive の標準機能が対応します。 以下は、士業が備えるべき代表的な項目と、ForceDrive の該当機能の対応です。

規程で求められる項目に、標準機能で答える

士業が備えるべき項目	ForceDrive の該当機能
アクセス制御・なりすまし防止	ログインの2要素認証（必須）、社内など許可したIPアドレスからのみログインを許可するIP制限
誤送信・情報漏えいの防止	送信前の自動チェック。宛先の取り違え・別版の誤添付・個人情報の混入・Excelの隠しシート等を、送る前に警告／ブロック（会社方針で強度を選択）。宛先ごとの取り消し、送信者が許可するまでダウンロードできない「セキュリティ共有」も可能
個人情報・マイナンバーの適正管理	アップロード時に個人情報を自動で検知して警告。マイナンバー等を含むファイルは、全社ポリシーで共有禁止やコードによる確認の必須化などを一律に適用可能。受け取りリンクを「重要書類として収集する」設定にすれば、宛先メールの確認（ワンタイムコード）の必須化・閲覧を依頼した本人だけへの限定・利用後の廃棄記録までを一式でON（Pro以上のプラン）
証跡・監査対応	誰が・いつ・何をしたかを、後から書き換えられない形で記録（改竄を検知できる監査ログ）。Excel で開ける CSV／改竄検証用の JSONL で書き出し。受け渡しごとの証明書（誰に・いつ・何を渡したか＋ファイルの指紋）も発行可能
保存データの最小化	共有期限が切れたファイルの自動削除（既定）。訴訟・監査で消してはいけないファイルは法的保全（リーガルホールド）で固定
データの所在	国内・自社データセンターで運用（海外クラウド不使用）。ファイルの中身を外部のAIサービスに読ませない設計
パスワード付きZIP（PPAP）の廃止	パスワード付きZIPを自動で検知してブロック。代わりに、宛先メールの確認つきURLで安全に受け渡し

「送る前に止める」（事故を、送信ボタンの手前で）

情報漏えいの多くは、悪意ではなく「うっかり」から生まれます。相手先を1文字打ち間違える、別の依頼者向けの 資料を添付する、個人情報の入ったシートを消し忘れる。ForceDrive は、こうした誤送信を 送信前に機械的にチェックし、止めます。事後に「送信を取り消す」のではなく、 送るより前に気づける点が特徴です。

関連: 誤送信を止める仕組み ／ 用語集：誤送信ブロック

守秘と監査を、記録で支える

「誰に・いつ・何を渡したか」を後から説明できることは、依頼者からの問い合わせや、事務所内の点検で効いてきます。 ForceDrive は、操作を後から書き換えられない形で記録し、改竄を検知できる監査ログとして保持します。 提出・説明のために、Excel で開ける CSV でも書き出せます。

• データの最小化：共有期限が切れたファイルは自動削除（既定）。不要な情報を持ち続けません。
• 法的保全（リーガルホールド）：訴訟・監査で消してはいけないファイルを、削除の対象から外して固定します。
• データの所在：国内・自社データセンターで運用し、海外クラウドは使いません（データ主権）。検知処理でファイルの中身を外部のAIサービスに読ませることもありません。
• データ保管証明書：保管場所（国内DC）・保存時の暗号化・整合性検査・改竄検知アンカーを1枚の証明書として発行でき、顧客への説明にそのまま提示できます（当社発行の証明であり、第三者監査ではありません）。
• セキュリティ共有：宛先確認のあとも、ダウンロードは送信者が許可するまで保留。宛先が合っていても、渡す直前にもう一度、人の目で最終確認を挟められます（ワンタイムコードで宛先確認する共有で選択可）。
• 脱PPAP：中身を検査できないパスワード付きZIPは自動でブロックし、URLで安全に受け渡します（脱PPAPガイド）。

毎年・毎月の書類回収も、繰り返しやすく

年末調整・確定申告・月次資料のように、同じ依頼を多くの顧問先へ繰り返し出し、未提出を追いかける業務は、士業事務所の定番の負担です。 ForceDrive は、依頼内容を回収テンプレートとして名前を付けて保存し、次回はワンクリックで呼び出せます。 宛先ごとに一括でリンクを発行でき（発行したリンクはいつものメールで送るだけで、自動送信はしません）、 期限が近づいてもまだ提出していない相手にだけ、新しい提出URL付きの再依頼メールを1回、自動で送ります。 相手側はこれまでどおりアカウント登録もアプリのインストールも不要。スマホなら「カメラで撮影」ボタンで、そのまま提出できます。 届いた書類に不備があれば、理由を添えてワンクリックで差し戻し可能。相手には理由と新しい提出URLが届き、提出状況は「未提出」に戻ります。 回収が終わったら、届いたファイルを「宛先メール／提出物ラベル／ファイル名」に整理済みのZIPでまとめて取得できます。

マイナンバーのように、特に厳重に扱いたい書類を集めるときは、受け取りリンク作成時に「重要書類として収集する」を選ぶだけで、安全管理をひとまとめにONにできます。 宛先メールの確認（ワンタイムコード）を必須化し、届いたファイルは依頼した本人だけが閲覧できます（同じ事務所の管理者でも内容は開けません）。 利用を終えたら「廃棄」操作を行うと、通常の削除とは区別された廃棄の記録が改竄検知付き監査ログに残ります（管理者が設定でON・Pro以上のプラン）。

関連: 機能一覧 ／ 用語集：受け取りリンク ／ 用語集：重要書類の収集

対象となる士業

顧客の機密情報・個人情報を扱う、次のような事務所での利用を想定しています。各業種の実務は、コラムでも紹介しています。